Trelica Alternativen im Test: Die besten SaaS-Management-Lösungen

Herausforderung: SaaS-Kosten, fehlende Transparenz und Schatten-IT

Die Nutzung von Software-as-a-Service (SaaS) in Unternehmen wächst rasant – damit steigen aber auch die Kosten und die Gefahr von Schatten-IT. Ohne zentrale Übersicht schließen Fachabteilungen oft eigenmächtig SaaS-Abos ab, was zu Doppelabonnements, ungenutzten Lizenzen und fehlender Transparenz führt. So drohen Firmen ohne zentralisiertes SaaS-Management bis 2027 im Schnitt 25 % Überschusskosten durch ungenutzte Berechtigungen und redundante Tools. Gleichzeitig entstehen Sicherheits- und Compliance-Risiken, wenn Anwendungen außerhalb der IT-Governance („Shadow IT“) eingesetzt werden. Budgetverantwortliche in Deutschland stehen somit vor der Aufgabe, SaaS-Kosten zu senken, Transparenz zu erhöhen und die Kontrolle über verstreute SaaS-Verträge zurückzugewinnen.

Warum SaaS-Management-Plattformen? – Vorteile im Überblick

Speziell hierfür wurden SaaS-Management-Plattformen (SMP) entwickelt. Diese Tools zentralisieren das Management aller Cloud-Software-Abos und bieten vielfältige Vorteile:

• Kostenersparnis & Optimierung: SMPs identifizieren ungenutzte oder doppelte Lizenzen und ermöglichen es, überschüssige Ausgaben konsequent zu eliminieren. So lassen sich Softwareausgaben optimieren und SaaS-Kosten nachhaltig senken.

• Transparenz & Schatten-IT-Kontrolle: Sämtliche SaaS-Anwendungen – ob offiziell eingeführt oder nicht genehmigt – werden entdeckt und überwacht. Dadurch erhöht sich die SaaS-Transparenz erheblich, und Schatten-IT wird sichtbar und kontrollierbar.

• Automatisierung & Effizienz: Viele repetitive Aufgaben im SaaS-Lebenszyklus können automatisiert werden. Vom Onboarding neuer Mitarbeiter über das Offboarding bis hin zur automatischen Vertragsverlängerungs-Erinnerung – SMPs reduzieren manuellen Aufwand. IT-Teams gewinnen Zeit und verhindern Fehler, z. B. verpasste Kündigungsfristen.

• Bessere Governance & Sicherheit: Durch zentrale Verwaltungsrichtlinien und Einblick in Nutzungsdaten sinken Sicherheitsrisiken. Zugriffsrechte lassen sich steuern, und Compliance-Vorgaben (wie DSGVO) werden unterstützt, da klar ist, wo welche Daten liegen.

Kurz: Eine SaaS-Management-Plattform sorgt für Kostentransparenz, Lizenzoptimierung und gestraffte Prozesse – entscheidende Vorteile, gerade für Budgetverantwortliche, die Ausgaben im Blick behalten müssen.

Über Trelica

Trelica, ursprünglich ein fokussierter Anbieter für SaaS-Kostenoptimierung und Lizenzmanagement, wurde 2025 von 1Password übernommen – einem Unternehmen mit klarem Schwerpunkt auf IT-Sicherheit und Zugriffsmanagement. Zwar bringt Trelica weiterhin starke Funktionen für Workflow-Automatisierung, über 300 Integrationen und nutzungsbasierte Lizenzoptimierung mit, doch die Übernahme birgt auch Risiken: Mit dem Strategiewechsel hin zur Integration in die 1Password Extended Access Management Plattform droht der ursprüngliche Fokus auf Kostensenkung und Lizenzkontrolle in den Hintergrund zu geraten. Statt der reinen Optimierung von SaaS-Ausgaben könnten künftig Security-Features und Zugriffssteuerung dominieren – was für Budgetverantwortliche, die primär nach Einsparpotenzialen suchen, zu einem spürbaren Verlust an Spezialisierung und strategischer Klarheit führen kann. Unternehmen, die auf ein klar kostenorientiertes SaaS-Management setzen, sollten daher prüfen, ob Trelica unter dem neuen Dach von 1Password noch dieselben Prioritäten verfolgt

Trelica Alternativen im Vergleich

Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Trelica-Alternativen vor, damit Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen finden.

1. Beedex

Beedex ist ein deutscher Anbieter und überzeugt besonders in den Bereichen Kostenersparnis, Lizenzoptimierung und automatisiertes Vertragsmanagement – Aspekte, die für Finanzverantwortliche besonders relevant sind.

Beedex senkt SaaS-Ausgaben im Schnitt um 30%. Dieses Einsparpotenzial wird erzielt, indem die Plattform ungenutzte Software identifiziert und Lizenzüberschüsse abbaut. Statt manueller Excel-Listen nutzt Beedex smarte, KI-gestützte Analysen, um doppelte Anwendungen und selten genutzte Tools sichtbar zu machen. Nicht benötigte Lizenzen werden automatisch zurückgefordert, Low-Use-Apps werden auf das richtige Maß „gerightsizt“ und redundante Abos konsolidiert. Damit hilft Beedex, Softwareausgaben zu optimieren und Lizenzverschwendung zu eliminieren – ein klarer Vorteil für das Budget.

Auch im Vertragsmanagement spielt Beedex seine Stärken aus. Die Plattform erfasst alle Vertrags- und Verlängerungsdaten der SaaS-Abonnements und erinnert proaktiv an Kündigungsfristen oder Verlängerungen. Durch diese automatisierten Vertrags-Alerts verpasst kein Team mehr wichtige Termine. Zudem liefert Beedex datenbasierte Insights für anstehende Verlängerungsverhandlungen, sodass Kunden stets zum bestmöglichen Preis verlängern können. Diese Kombination aus Lizenzkontrolle und Verhandlungsunterstützung entlastet Finance-Teams spürbar.

Weitere Pluspunkte von Beedex sind die umfassende Integration mit gängigen Anwendungen (über 20.000 Apps werden direkt unterstützt) und die einfache Einführung ohne großen Aufwand. Als deutscher Anbieter legt Beedex zudem Wert auf hiesige Datenschutzanforderungen – Datenhaltung in Deutschland ist möglich, was vielen hiesigen Firmen wichtig ist. Für Unternehmen, die Trelica als SaaS-Management kannten, bietet Beedex somit eine heimische Alternative, die speziell auf Kostensenkung und effizientes Vertrags-Handling ausgelegt ist.

2. Zluri

Zluri zeichnet sich durch ein äußerst breites Funktionsspektrum aus. Die 2020 gegründete Plattform bietet über 750 direkte SaaS-Integrationen – und eine App-Bibliothek mit detaillierten Profilen (inklusive Zertifizierungen, Hosting-Details, Sicherheitsvorfällen und Risikobewertungen). Praktisch bedeutet das: Zluri erkennt nahezu alle in Unternehmen genutzten Tools und liefert zu jeder Anwendung umfangreiche Informationen.

Für deutsche Unternehmen ist positiv, dass Zluri die Datenhaltung in der EU ermöglicht und somit Compliance-Anforderungen entgegenkommt. Als Schwäche kann erwähnt werden, dass Zluri aufgrund seines umfangreichen „Alles-drin“-Leistungsangebots tendenziell teurer ist als manch anderer Wettbewerber. Das Preismodell ist gestaffelt mit optionalen Zusatzmodulen, allerdings werden Preise nicht öffentlich ausgewiesen. Zudem richtet sich Zluri vorrangig an den Mittelstand; sehr große Konzerne könnten angesichts der noch jungen Firmengeschichte (Gründung 2020) die Skalierbarkeit und langfristige Stabilität hinterfragen. Insgesamt ist Zluri jedoch eine Top-Alternative zu Trelica für Unternehmen, die eine umfassende All-in-One-SMP mit modernsten Funktionen (KI, IGA-Features etc.) suchen und bereit sind, in eine Premium-Lösung zu investieren.

3. Torii

Torii (gegründet 2017) ist bekannt für seine starken Automatisierungsfunktionen. Die Plattform aus den USA hat früh auf automatisiertes SaaS-Management gesetzt und bietet heute unter anderem einen KI-gestützten Assistenten, der Routineaufgaben erleichtert, sowie ein flexibles Low-Code/No-Code-Workflow-System. Damit können IT-Teams eigene Abläufe für z.B. Onboarding, Lizenzanfragen oder Offboarding ohne Programmieraufwand erstellen und anpassen – ein Vorteil für maßgeschneiderte Prozesse. Torii’s Roadmap orientiert sich eng an Kundenfeedback, was zu einer hohen Praxisnähe der Features führt. Auch investiert Torii stark in KI für Discovery (das Aufspüren aller SaaS-Anwendungen) und Contract Parsing (automatisiertes Auslesen von Vertragsinhalten), um noch mehr manuelle Aufgaben abzunehmen.

Auf der Habenseite punktet Torii also mit Innovation und Benutzerfreundlichkeit. Allerdings gibt es auch ein paar Einschränkungen, speziell aus europäischer Sicht: Torii hostet Kundendaten bislang nur in Nordamerika. Für globale Unternehmen oder solche mit strengen Datenschutzauflagen (Stichwort DSGVO) kann das problematisch sein, da keine Datenhaltung in Europa angeboten wird. Zudem ist Torii noch ein relativ junges, kleineres Unternehmen, was bei sehr großen Kunden Bedenken hinsichtlich der langfristigen Skalierbarkeit oder Supportressourcen wecken mag. Wer jedoch eine agile Lösung mit Fokus auf Workflow-Automatisierung sucht und mit US-Hosting kein Problem hat, findet in Torii eine leistungsstarke Alternative.

4. BetterCloud

BetterCloud (gegründet 2011) ist ein Veteran unter den SaaS-Management-Tools. Das spiegelt die Ausrichtung von BetterCloud wider: Die Plattform glänzt besonders im Bereich SaaS-Operations und Automatisierung von Admin-Aufgaben. Historisch kommt BetterCloud aus dem Umfeld der SaaSOps – also der operationalen Verwaltung von Cloud-Apps – und hat sich einen Namen gemacht mit leistungsfähigen Workflows zur Benutzerverwaltung. So lassen sich z.B. On- und Offboarding von Nutzern oder Policy-Einstellungen in diversen Cloud-Anwendungen zentral steuern und automatisieren. Auch ein No-Code Workflow Builder ist integriert, der häufige Aufgaben (wie das Zurücksetzen von Zugriffsrechten, Entfernen nicht genutzter Accounts etc.) einfach per Drag-and-Drop ausführbar macht. Kurzum: BetterCloud hilft IT-Teams, wiederkehrende SaaS-Administrationsarbeiten zu standardisieren und zu beschleunigen – was Fehler reduziert und die Produktivität steigert.

Eine weitere Stärke von BetterCloud ist die Erfahrung: Als einer der ersten SMP-Anbieter hat das Unternehmen ein tiefes Marktverständnis und über 2.500 Kunden weltweit. Kürzlich erkannte BetterCloud jedoch, dass es im Bereich Kostenkontrolle Nachholbedarf gab, und übernahm daher 2024 den Anbieter G2 Track, um Funktionen für SaaS-Ausgaben und Lizenzoptimierung auszubauen. Damit schließt BetterCloud die Lücke im Financial Management, die zuvor manche Kunden vermisst haben.

Auf der Minusseite stehen vor allem geografische Faktoren: BetterCloud ist stark auf Nord- und Lateinamerika fokussiert und bietet kein Rechenzentrumswahlrecht – Kunden können also nicht festlegen, dass ihre Daten in Europa gespeichert werden. Für deutsche Unternehmen kann dies bzgl. Datenschutz ein Hinderungsgrund sein. Auch erfolgt der Support hauptsächlich zu US-Zeiten (werktags zu US-Geschäftszeiten), was für hiesige Nutzer ungünstig sein kann. Zudem entdeckt BetterCloud Schatten-IT nicht ganz so umfassend, da ein Browser-Plugin für die Erkennung unsanktionierter Apps fehlt, – kostenlose Tools, die außerhalb von SSO laufen, könnten der Plattform entgehen. Fazit: BetterCloud eignet sich hervorragend, wenn ein Unternehmen primär die automatisierte Administration und Sicherheit seiner SaaS-Anwendungen verbessern will. Für rein kostenzentrierte Ansätze oder strenge EU-Datenschutzanforderungen sollte man jedoch genau prüfen, ob die jüngsten Erweiterungen (durch G2 Track) und die US-Only-Infrastruktur den eigenen Bedürfnissen gerecht werden.

5. CloudEagle

CloudEagle ist ein noch junger Anbieter (gegründet 2021) aber mit besonderer Stärke im Bereich KI. CloudEagle hat von Anfang an konsequent auf künstliche Intelligenz und Machine Learning gesetzt, um SaaS-Daten auszuwerten und optimale Entscheidungen vorzuschlagen. Ein Beispiel ist “SaaSMap”, eine Art KI-Wissensgraph, der als konversatives Interface dient: IT-Verantwortliche können Fragen zu ihrem SaaS-Portfolio stellen und erhalten von der KI fundierte Antworten, etwa welche Verträge demnächst verlängerungsreif sind oder wo Nutzungsüberlappungen bestehen. Diese intelligente Automatisierung verschafft gerade kleineren IT-Teams quasi einen virtuellen Assistenten für das SaaS-Management.

Lizenzoptimierung wird bei CloudEagle großgeschrieben. Die Plattform erkennt und “erntet” ungenutzte Lizenzen, stuft überdimensionierte Accounts auf günstigere Modelle herunter und bindet für Rückfragen sogar Mitarbeiter via Slack oder Microsoft Teams ein. So werden Betroffene direkt im bevorzugten Kommunikations-Tool angesprochen, um z.B. zu bestätigen, ob sie eine selten genutzte Software weiter benötigen – das erhöht die Akzeptanz solcher Optimierungsmaßnahmen. Mit aktuell 405 direkten API-Integrationen bietet CloudEagle bereits eine beachtliche Abdeckung an SaaS-Apps, was zeigt, wie schnell das junge Unternehmen Features nachlegt.

Wen adressiert CloudEagle? Vor allem mittlere Unternehmen und besonders Technologie-Firmen zählen zur Kernzielgruppe. Für Konzerne in streng regulierten Branchen ist CloudEagle eventuell (noch) nicht die erste Wahl – hier sollten mögliche Lücken etwa bei speziellen Compliance-Anforderungen geprüft werden. Auch das Preismodell von CloudEagle sticht hervor: Es gibt keine Fixpreisliste, sondern individuelle Angebote basierend auf der Mitarbeiterzahl und dem SaaS-Jahresbudget eines Kunden. Das kann Vor- und Nachteil zugleich sein: Einerseits lässt sich so verhandeln und ein maßgeschneiderter Preis erzielen, andererseits fehlt die Transparenz für Planung und Vergleich. Zudem verzichtet CloudEagle (ähnlich wie einige andere Nischenplayer) auf Funktionen zum Konfigurationsmanagement der SaaS-Apps selbst, – d.h. Einstellungen innerhalb von Tools (Policies etc.) lassen sich darüber nicht ändern. Insgesamt ist CloudEagle eine interessante Trelica-Alternative für Unternehmen, die KI-gestützte Optimierung und Lizenzkostenreduktion in den Vordergrund stellen und mit einer aufstrebenden, flexiblen Lösung arbeiten möchten.

6. Productiv

Productiv (gegründet 2018) ist eine SaaS-Management-Plattform aus Kalifornien mit einigen einzigartigen Stärken aufwartet. Der Ansatz von Productiv war von Beginn an auf tiefgehende SaaS-Intelligence ausgerichtet – das heißt, Kunden bekommen sehr detaillierte Nutzungsdaten und Analysen an die Hand, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Plattform verfügt über ein umfassendes Anwendungs-Katalog mit automatischer Kategorisierung, der hilft, überlappende oder redundante Apps schnell zu identifizieren. So können zum Beispiel parallele Tools mit ähnlicher Funktion im Unternehmen erkannt und konsolidiert werden. Zudem stellt Productiv umfangreiche Nutzungsstatistiken pro Abteilung und Team bereit, um ROI-Betrachtungen für jede App zu ermöglichen. Eine besondere Funktion ist der employee-facing App Store: Mitarbeiter können über einen internen App-Marktplatz aus freigegebenen Anwendungen auswählen und Zugriffsanfragen stellen. Dies erhöht die Transparenz und reduziert Schatten-IT, weil neue Tools nicht heimlich, sondern kontrolliert über diesen Kanal angefordert werden – praktisch für größere Firmen mit vielen SaaS-Nutzern.

Innovationsfreudig zeigt sich Productiv auch durch den Einsatz von GenAI. Mit dem digitalen Assistenten “Productiv Sidekick” sollen Nutzer schneller Erkenntnisse gewinnen und Aktionen durchführen können. Dieser KI-Assistent verspricht etwa, die Lizenzoptimierung zu vereinfachen, das Anbietermanagement zu verbessern und das Vertragsmanagement zu straffen, – im Grunde ähnlich einer Chatbot-Hilfe, die Fragen beantwortet oder direkt Aktionen einleitet (z.B. Kündigungsempfehlung ausspricht). Außerdem hält Productiv mehrere Patente im Bereich SaaS-Management, was die technologische Tiefe unterstreicht. Auch im Marktauftritt ist Productiv sehr präsent: Jährliche Reports wie der „State of SaaS”-Bericht sorgen für Thought-Leadership.

Bei den Schwächen von Productiv sind zwei Punkte hervorzuheben: Erstens bietet auch diese Plattform keine Funktionen zur Konfigurationsverwaltung innerhalb der SaaS-Anwendungen. Für IT-Teams, die zentral Policies oder Sicherheitseinstellungen in den Apps managen wollen, ist das ein Nachteil – hier bleiben dedizierte Admin-Portale oder Lösungen wie BetterCloud überlegen. Zweitens ist Productiv trotz namhafter Kunden vor allem in Nordamerika aktiv und hat 2023 eine Verkleinerung des Teams durchlaufen. Diese Umstrukturierung – plus einige Wechsel im Top-Management – könnten Fragen zur künftigen Expansion aufwerfen. Große, global verteilte Unternehmen sollten prüfen, ob Productiv genug Ressourcen hat, um ihre Anforderungen weltweit zu bedienen, insbesondere im deutschen Markt. Darüber hinaus ist die Onboarding/Offboarding-Automatisierung nicht so breit wie bei manch anderem: Sie funktioniert hervorragend mit Microsoft Entra ID (Azure AD) und Okta, erstellt aber für andere Identity-Lösungen nur ein Jira-Ticket anstatt voll zu automatisieren. Fazit: Productiv ist ideal für Firmen, die Analytics und Optimierung ins Zentrum stellen und granulare Einblicke in ihre SaaS-Nutzung suchen. In einem Umfeld, wo bereits etablierte ITSM/IdM-Systeme vorhanden sind, muss man jedoch die Integrationsgrenzen von Productiv beachten.

7. USU

USU sticht in dieser Liste als deutscher Anbieter hervor. Das 1977 gegründete Unternehmen aus Möglingen (bei Stuttgart) ist seit Jahrzehnten im IT- und Lizenzmanagement tätig. USU’s SaaS-Produkt (bisher „Optimization for SaaS“, künftig „SAM for SaaS“) gibt es seit 2018. Für hiesige Firmen besonders interessant: USU ermöglicht es frei zu wählen, in welcher Region die SaaS-Management-Daten gespeichert werden, – also z.B. explizit in Deutschland bzw. Europa, was Datenschutz- und Compliance-Vorgaben entgegenkommt.

In puncto Lizenzoptimierung spielt USU seine Erfahrung voll aus. Die Plattform bietet sehr ausgereifte Funktionen zur SaaS-Lizenzverwaltung, darunter das automatische Aufspüren und Freigeben ungenutzter Lizenzen, das Downgrade von überdimensionierten Lizenzpaketen sowie die Möglichkeit, Mitarbeiter direkt per E-Mail einzubinden, um Rückfragen zur Nutzung zu klären. Sogar ein automatisches Deaktivieren von nicht mehr benötigten Accounts via API ist vorgesehen. Damit erreicht USU eine hohe Effizienz bei der Kosteneinsparung – ein klarer Vorteil für Unternehmen mit vielen Nutzern und wechselnden Zugängen. Ein weiterer Pluspunkt ist das flexible Preismodell: USU passt Preise und Rabatte an Faktoren wie Unternehmensgröße, Branche und strategische Bedeutung des Kunden an. Für Kunden bedeutet das Verhandlungsspielraum und die Chance auf maßgeschneiderte Konditionen, was insbesondere bei großen Verträgen relevant ist. Zudem bietet USU auf Wunsch ein Managed Service an – d.h. das Unternehmen übernimmt im Auftrag des Kunden das laufende SaaS-Lizenzmanagement.

Betrachtet man die Schwächen, zeigt sich, dass USU vor allem in den Bereichen IT-Betrieb und Compliance-Analyse nicht mithalten kann mit den führenden Spezialisten. So fehlen in der aktuellen Lösung Einblicke in Sicherheitsrisiken oder Zertifizierungen der SaaS-Anwendungen, – z.B. sieht man nicht direkt, ob eine App bestimmte Audits bestanden hat oder GDPR-konform ist. Für IT-Sicherheits- und Compliance-Teams ist das ein Manko, da diese Infos dann manuell beschafft werden müssen. Ebenso bietet USU kein Modul, um Konfigurationen innerhalb der SaaS-Apps zu verwalten (ähnlich wie bei CloudEagle und Productiv). Für den reinen Finanzeinsatz – also Kosten reduzieren und Lizenzen managen – ist das verschmerzbar, doch wer ein allumfassendes SaaS-Life-Cycle-Management anstrebt, findet diese Features eher bei Anbietern wie BetterCloud oder Torii. Zusammengefasst: USU ist eine hervorragende Wahl für Unternehmen in Deutschland, die Lizenzkosten optimieren und dabei einen lokalen, vertrauenswürdigen Partner wollen. Gerade für größere Mittelständler und Konzerne, die bereits mit USU im ITAM-Bereich arbeiten, kann die SaaS-Komponente eine logische Erweiterung sein. Bei speziellen Anforderungen an Security-Insights oder tiefe technische Integrationen sollte man jedoch genau prüfen, ob USU alle Anforderungen abdeckt oder ob ein ergänzendes Tool nötig ist.

Fazit: SaaS-Kosten senken und Transparenz erhöhen – jetzt handeln

Die Verwaltung der SaaS-Landschaft ist zu einer zentralen Aufgabe für Unternehmen geworden – nicht nur um Kosten zu sparen, sondern auch um Risiken zu minimieren und produktiver zu arbeiten. Trelica hat als SaaS-Management-Plattform hier Pionierarbeit geleistet, doch es gibt mittlerweile zahlreiche Alternativen, die je nach Schwerpunkt noch besser zu den Anforderungen deutscher Unternehmen passen. Ob man nun den Fokus auf Budgetkontrolle, Lizenzoptimierung, Automatisierung oder lokale Datenhaltung legt – die vorgestellten Lösungen bieten für jeden Bedarf eine Option.

Beedex sticht insbesondere für Budgetverantwortliche hervor: Als Trelica-Alternative der ersten Wahl überzeugt Beedex mit klarer Kostensenkungs-Mission, intelligenter Lizenzverwaltung und einem automatisierten Vertragsmanagement, das die Ausgaben unter Kontrolle bringt. Doch auch die anderen Anbieter – von Zluri und Torii (führend dank umfassender Features und Automatisierung) bis hin zu Flexera/Snow und USU (stark im Enterprise- und Europageschäft) – können je nach Unternehmensgröße und Zielen die passende Wahl sein.

Am Ende gilt: Eine SaaS-Management-Plattform zahlt sich fast immer aus. Sie schafft Transparenz über Ihre Softwarelandschaft, hilft dabei, Softwareausgaben zu optimieren, und verhindert unnötige Kosten durch ungenutzte Tools oder verpasste Kündigungen. Unternehmen in Deutschland, die jetzt aktiv ihre SaaS-Kosten senken und den Wildwuchs an Anwendungen bändigen wollen, sollten nicht zögern. Der erste Schritt kann ein unverbindlicher Blick auf einen der Anbieter sein – lassen Sie sich zeigen, wie viel Einsparpotenzial in Ihren bestehenden SaaS-Verträgen steckt und wie Sie mit moderner SaaS-Verwaltung Transparenz und Kontrolle zurückgewinnen.